Certificados de retenciones vigencia 2021

Apreciados/as proveedores/es o acreedoras/as:

Para los diferentes certificados de retención (Renta, IVA, ICA,Estampillas pro-Universidad Nacional y Contribución de Obra Pública) del año gravable 2021, nos permitimos informar que estos serán remitidos a sus resp ectivas direcciones de correo electrónico registradas en la base de datos de proveedores de Oleoducto de los Llanos Orientales, S. A. (ODL)  

De acuerdo con el decreto 1778 de diciembre de 2021, se fija el 31 de marzo de 2022 para remitir esta información. Sin embargo, en nuestra compañía estamos trabajando en el mejoramiento de nuestros procesos y estimamos que los certificados serán enviados, a más tardar, el 20 de marzo de 2022. 

Esta notificación aplica para aquellos/as proveedores/as o acreedores/as que durante el año 2021, tuvieron contratos vigentes con ODL.

Descargar circular

A continuación presentamos el calendario vigente para radicación de facturas y pagos.

NIT: 900.203.441-1
GRAN CONTRIBUYENTE SEGÚN RESOLUCIÓN No. 14047 DEL 23 DE DICIEMBRE DE 2009
CALENDARIO MENSUAL DE FECHAS LÍMITE PARA RADICACIÓN DE FACTURAS
Y CIERRE DE TESORERÍA PARA EL AÑO 2020 
GERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
Oleoducto de Los Llanos Orientales S.A.

REQUISITOS GENERALES

Los requisitos y documentos exigidos para la radicación de facturas:

La política de pagos es a 30 días, contados a partir de la correcta radicación de la factura previa verificación de los siguientes puntos:

• Original y copia de la factura y estar denominada expresamente como factura de venta.
• Numero de pedido en SAP y su correspondiente aceptación de servicio o entrada de mercancía (GR). Para contratos de obra e interventoría se deberá adjuntar su correspondiente acta de avance debidamente firmada en señal de aprobación. Nota: A partir del 2 de mayo de 2018 solo se recibirán las facturas que tengan impresa la Hoja de Entrada.
• Informar el municipio donde se prestó el servicio o venta del bien para efectos de practicar retención de industria y comercio. En caso de facturar servicios prestados en diferentes municipios indicar el valor o porcentaje correspondiente para cada municipio.
• Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o quien presta el servicio.
• Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquiriente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA.
• Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.
• Fecha de su expedición.
• Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
• Valor total de la operación.
• El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.
• Indicar el régimen de IVA y la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas junto el número de resolución.
• Indicar si es autorretenedor de renta o autorretenedor de ICA.
• Resolución actualizada de facturación.
• Para aquellas cuentas por pagar que no requieren pedido en SAP, se radicará mediante el formato de solicitud de pago GC-F-007, con su respectiva aprobación del director de área.
• Porcentaje o valor de retención en garantía, en caso de aplicar.
• La amortización de anticipos, en caso de haberlos recibido.

Si la factura dispone a cumplir lo emanado en la ley 1231 de 2008 como título valor debe cumplir los siguientes requisitos:

• Fecha de vencimiento.
• Dejar constancia en el original de las condiciones de pago

De acuerdo al artículo 3° de Decreto 3327/09, el emisor/vendedor de la factura deberá anotar en cada hoja de la factura, de manera preimpresa o por cualquier medio mecánico aceptable, la leyenda “copia” u “original” según corresponda.

REQUISITOS ESPECIALES

Las personas naturales deberán adjuntar los siguientes documentos:

• Pago de aportes a salud, pensiones y ARL.
• Copia actualizada del RUT.
• Declaración juramentada sobre si tiene vinculado dos (2) o más trabajadores asociados a la actividad generadora de ingresos por honorarios y/o servicios personales obtenidos.

Cuando los ingresos de los proveedores del régimen simplificado superen las 3.500 UVT establecidas en el numeral 1° del artículo 499 de Estatuto Tributario, deben actualizar su RUT a régimen común de IVA y expedir factura de venta. Una vez actualizado el RUT, deberán informar el cambio de régimen para la aplicación de las respectivas retenciones y descuentos.

Para facturas de importaciones de bienes se deberá adjuntar documento de transporte, declaración de importación y orden de compra.

Para gastos reembolsables se deberá adjuntar certificado del revisor fiscal en cumplimiento del artículo 3 del decreto 1514 de 1998 y articulo 29 del decreto 1350 de 1997 (ver formato adjunto GC-F-014).

Cuando los pedidos se generen en dólares se debe facturar en la misma moneda. Cuando se trate de valores en dólares pagaderos en pesos, el pago se realizará de acuerdo a la TRM de la fecha de radicación, excepto cuando en el contrato se pacte lo contrario, para lo cual se deberá anexar la cláusula de pago, o incorporarlo en el cuerpo de la factura.

Para emisores de facturas electrónicas se deberá imprimir la representación gráfica de la factura y radicar en ventanilla junto con la documentación soporte.

Devolución por retenciones indebidas

Cuando haya lugar a la devolución de una retención indebidamente practicada, para el trámite de su reintegro se requiere:

• Carta de solicitud de la devolución por parte del proveedor o contratista indicando el número de factura que origino la transacción, valor retenido indebidamente y concepto de retención aplicado.
• Cuando la solicitud de devolución hace referencia a un período fiscal anterior la solicitud deberá ser suscrita por el representante legal indicando que no ha hecho ni hará uso de la retención sujeta a devolución.

Devolución retención en garantía

Cuando hay fideicomiso:

• Carta de solicitud de la devolución por parte del proveedor o contratista.
• Formato de devolución de retención en garantía CFT-F-001 adjuntando cámara de comercio vigente.
• Formato certificación de cumplimiento de contrato CFT-F-002.
• Acta de liquidación del contrato.

Cuando no hay fideicomiso para retegarantía:

• Formato de solicitud de pago GC-F-007.
• Carta de solicitud de la devolución por parte del proveedor o contratista.
• Acta de liquidación del contrato.

Cesiones de contratos

Una vez surtido los documentos de cesión parcial o total del contrato, el administrador del contrato gestionará ante el área de Abastecimiento la creación de un nuevo pedido en SAP que le permita al nuevo contratista realizar la facturación por la parte cedida del contrato.
Cuando la parte cedida involucre solamente los derechos de pago o recaudo derivados del contrato a través de una fiducia, no será necesario la creación de un nuevo pedido en SAP, solamente es necesario la vinculación de la entidad Fiduciaria como receptor alternativo de pago del contratista.

RECOMENDACIONES

• Sólo se entenderán recibidas las facturas que tengan el sello y número de radicación, absténgase de entregar documentos a personas diferentes de las ubicaciones en la ventanilla de radicación.

• La ventanilla de recepción de facturas se abrirá solo hasta el primer día hábil de cada mes, según los horarios y lugar de radicación

• Las facturas que envíen los contratistas fuera de Bogotá, se recibirán por correo certificado en la ventanilla de radicación de cuentas por pagar, previa aceptación en SAP de los bienes y servicios facturados.

• Para cualquier aclaración o inquietud favor comunicarse al número telefónico 646-1300 con el Administrador de su Contrato, servicios de cada área o Cuentas por Pagar en Contabilidad.

FORMATO GASTOS REEMBOLSABLES

El Formato relación de Reembolsables GC-F-014, se debe diligenciar cuando el contrato tenga contemplados costos reembolsables y debe ser firmado por el Revisor Fiscal de la Compañía cuando la ley obliga a tenerlo o por contador cuando no, en ambos casos adjuntando copia de la tarjeta profesional.

LA FACTURA

Se considera aceptada dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su recepción (Ley 1231, Artículo 3, modificada por la Ley 1676 Art. 86).

Horarios y Lugar de Radicación de Facturas
Lunes a Viernes de 8:00 A.M. a 12:00 P.M 
Dirección: Carrera 11 A No. 93-35 Torre UNO 93 Piso 3.

FACTURACIÓN ELECTRÓNICA HACIA ODL Y BECENTENARIO

En ODL contamos con una plataforma que le permite agilizar su registro como Proveedor o Contratista, siga los siguientes pasos:

Registro de Proveedores

1. Ingrese a nuestra plataforma: https://proveedoresodl.suplos.com/ e ingrese toda la información en nuestro Sistema Integrado de Compras y Contratos SICC.

2. Registre la información solicitada y adjunte los archivo requeridos.

REGISTRO DE PROVEEDORES Y CONTRATISTAS

Para cambios de la información debe enviar toda la información en ORIGINAL a la Carrera 19b No 82-46 Oficina 402, Intelcost - Bogotá, dirigida a: Inscripción de Proveedores & Contratistas

PARA CAMBIO DE DIRECCIÓN POSTAL, TELÉFONOS (FIJO, CELULAR, FAX) Y CORREO ELECTÓNICO

-Envíe RUT y Cámara de Comercio vigente.

- Para cambio de representante legal

- Carta original firmada por el Representante Legal informando sobre la modificación.

- Certificado original de cámara de comercio con fecha de expedición no mayor a 30 días.

- Copia ampliada a 150% de la cédula del Representante Legal.

PARA CAMBIO DE CUENTA BANCARIA

- Carta original firmada por el Representante Legal informando sobre la modificación, indicando número de cuenta anterior y número de cuenta nueva.

- Certificación bancaria original de la nueva cuenta.

PARA CAMBIO DE INFORMACIÓN TRIBUTARIA

- Copia de la resolución de la DIAN.

- Copia actualizada del RUT.

PARA CAMBIO DE TIPO SOCIEDAD Y/O RAZÓN SOCIAL

- Carta original firmada por el Representante Legal informando sobre la modificación.

- Copia del RUT.

- Certificado original de cámara de comercio con fecha de expedición no mayor a 30 días.

- Certificación bancaria original.

/2023/PEN-M-006ManualSARFCOS-PTEE.pdf